Управление проектами: вопросы и ответы

2007-01-20

Газета "Заполярная руда" г. Оленегорск

20 января 2007 г.

С 19 по 22 декабря 2006 г. в ОАО «Оленегорский горно-обогатительный комбинат» (ОАО «Олкон»), являющегося структурным подразделением холдинга «Северсталь», был проведен семинар по теме "Управление проектами". 

Семинар состоял из двух частей. Первый курс был проведён для высшего руководства компании «Олкон» и начальников структур по управлению проектами ЗАО «Северсталь-Ресурс», ОАО «Карельский окатыш», ОАО «Воркутауголь», а второй курс - для руководителей проектов и специалистов дирекции по проектному управлению комбината.

Ведущий семинара - Генеральный директор московской компании        "Техноконсалт-Менеджмент" - Владимир Анатольевич Первушин делился со слушателями своим опытом в сфере управления проектами. Его тренинг на сегодняшний день считается одним из лучших тренингов по проектному управлению в нашей стране. Мы предлагаем вашему вниманию несколько вопросов, связанных с управлением проектами. Ответы на них, предложенные В.А. Первушиным, будут понятны всем участникам проектной деятельности. 

Почему так важна проектная деятельность?

Проектная деятельность в современном мире в любой сфере деловой активности стала чрезвычайно актуальной и востребованной, так как методы обычного функционального менеджмента при ведении бизнеса оказываются далеко не всегда эффективны. А проектный менеджмент позволяет любую предпринимательскую идею застраховать от неправильного подхода к ее реализации, просчитать и соответственно минимизировать возможные риски на пути к ее осуществлению. Грамотное управление изменяет инвестиционную привлекательность предприятия в лучшую сторону, а методология управления проектом помогает как опытным менеджерам, которые организуют эффективное управление, так и начинающим, которые могут избежать грубых ошибок управления. Привлечение методологии управления проектами в качестве инструмента планирования, контроля и координации осуществления проектов позволяет экономить значительные средства в ходе реализации проекта за счет сокращения сроков и возможных рисков, повышения качества.

Кто и как должен управлять проектом?

Существует два подхода к управлению. Первый рассчитан на привлечение  максимально квалифицированного персонала, в том числе и управленческого, второй подход основан на структуризации проекта, выделении отдельных подзадач, которые, в свою очередь, разбиваются на относительно простые действия, не требующие высокой квалификации. Решающее же значение  в управлении проектом имеет умение четко спланировать проект и организовать его выполнение, а также грамотное использование человеческого фактора. Именно личность менеджера позволяет добиваться успеха в любой, даже безнадежной, ситуации. Главную роль тут играет тот самый пресловутый человеческий фактор: лидерство в проекте, умение организовать работу, подбор, мотивация и стимулирование команды, координация их деятельности, предупреждение и разрешение конфликтов. 

Цель управления проектами как методологии — превратить процесс управления из искусства в ремесло в хорошем смысле слова, снизить требования к квалификации менеджеров, участвующих в проекте за счет разбиения сложного процесса управления на более простые компоненты. Такой подход позволяет выстроить систему, в которой возможно снижение требований к управленческому персоналу, а значит, снизить риски ошибок управления. Иными словами, менеджер-импровизатор считает: "я уверен, что смогу справиться с проблемами по мере их появления", а менеджер-системный организатор - "я постараюсь не допустить возникновения большинства ошибок".

Какими качествами должен обладать менеджер проекта? 

Проектный менеджер должен уметь предвидеть наступление проблем (рисковых событий) и разрабатывать методы противодействия. Фактически проектный менеджер постоянно выстраивает и анализирует связи: "я сделаю то-то, в итоге случится это". Такой подход называют "многошаговым мышлением", в отличие от "одношагового", которое хорошо иллюстрирует пример из альпинизма, когда человек делает шаг, не задумываясь о последствиях, после чего понимает, что возвращение невозможно.  

Важнейшим обязательным свойством проектного менеджера является планирование своей деятельности. Если он не знает, чем будет заниматься через неделю, он вряд ли станет хорошим управленцем. Необходим навык детального планирования работы на достаточно большой срок. Не помешает ему и везение, которое всегда приходит к тем, кто даже в провальных ситуациях своей настойчивостью и уверенностью в успехе переламывал ситуацию в лучшую сторону. 

Новый проект: риск или точный расчет?

В проектном анализе, то есть до начала запуска проекта, риск характеризуется тремя факторами: событиями, оказывающими негативное воздействие на проект, вероятностью появления этих событий и оценкой возможного ущерба в результате наступления этих событий. Риски могут быть внешними предсказуемыми (изменение валютного курса, системы налогов и т.п.), внутренними нетехническими (срыв графиков и работ, отсутствие необходимых кадров, ошибки в проекте и т.п.), внутренними техническими (изменение технологий, несоответствие техническим требованиям), юридическими и правовыми (отсутствие лицензии, нарушение патентных прав и т.д.).

Грамотное управление рисками позволяет руководителю проекта заранее увидеть возможные опасности и вовремя на них отреагировать. Образно говоря, менеджер проекта, профессионально умеющий учитывать возможные риски и своевременно разрабатывать меры по минимизации их негативных воздействий, подобен капитану судна, имеющему на борту хороший локатор и поэтому уверенно и безопасно управляющему судном в узком проливе и в туман, и ночью, и в условиях интенсивного движения.  

В распоряжении менеджера находятся определенные методы снижения последствий рисков. Это достаточно обширный арсенал, позволяющий снизить ущерб от наступления рискового события или ликвидировать саму возможность риска. Планирование действий в рисковых ситуациях позволяет команде проекта быстро реагировать в соответствии с разработанной программой действий. Кроме того, эта мера в ряде случаев существенно снижает возможный ущерб, поскольку заставляет руководство проекта принять меры, например, по повышению квалификации персонала, не готового к действиям в предполагаемой рисковой ситуации. Так, на корабле проводятся тренировки экипажа по выработке навыков действий в аварийной ситуации.

В чем преимущество проектной деятельности и управления проектами?

Инновационная деятельность из разряда искусства переходит в разряд ремесла, то есть превращается в набор известных, понятных, связанных в некую последовательность операций. Снижаются требования к квалификации персонала, облегчается контроль количества и качества труда персонала. Все это, без изменения состава и квалификации персонала, способно повысить эффективность инновационной деятельности предприятия.

Внедрению эффективных управленческих технологий мешает отсутствие управленческой культуры, то есть привычки руководства и персонала работать в жестко заданном временном, функциональном, информационном и прочем регламентах, проще говоря, отсутствие привычки "работать по правилам". Разработанные методики позволяют реализовывать управление проектами, снизив издержки неквалифицированного управления. 

Определение задач, стоящих перед предприятием, создание системы, обеспечивающей инновационное развитие предприятия, определение необходимых ресурсов, разработка бизнес-процессов инновационной деятельности обеспечат успешную деятельность, которая должна быть
подкреплена соответствующим уровнем инновационного менеджмента. 

Наталья РАССОХИНА