Опыт внедрения проектного управления в проектном институте

2012-06-10

В Калужском проектном институте им. Аверьянова №8 завершена разработка Корпоративного Стандарта управления проектами (КСУП).

Как правило, методы управления проектами используются компаниями, реализующими технические проекты: это строительные, инновационные компании – все они имеют дело с реальным «железом». Именно для таких проектов и начали в свое время применять методы управления проектами.

В последнее время делаются попытки использования инструментов управления проектами для организационных проектов, т.е. таких проектов, результатом которых в лучшем случае является набор документов. Для проектов такого типа очень непросто разработать необходимые элементы в силу «неосязаемости» результатов. Тем не менее, в течение двух лет компания «Техноконсалт-Менеджмент» разрабатывала регламенты Корпоративного Стандарта управления проектами для использования в Проектном институте №8.

Использование методов УП в организации невозможно без Корпоративного Стандарта управления проектами (КСУП) – набора регламентирующих документов, охватывающих те или иные сферы деятельности компании в области управления проектами.

К моменту начала разработки КСУП в проектном институте имелись достаточно типичные проблемы:

Незаполненный портфель заказов.

Достаточно высокий уровень задолженности.

Работа части персонала на сторону за откаты. Значительная часть заказов просто утекала на сторону.

Преобладание сотрудников пенсионного возраста, не способных воспринимать технические и управленческие инновации, хотя и имеющих высокую профессиональную квалификацию.

Желание работать по старинке просто потому, что «так мы работали 40 лет».

Высокий уровень сопротивления изменениям и активное противодействие этому.

Сотрудники не хотели расставаться с существовавшей с советских времен нормой, когда фонд оплаты формировался как доля от суммы договора независимо от результатов и эффективности работы. При этом их не волновало, как этот проект реализован, с каким качеством, были ли замечания у заказчика.

Еще одной проблемой было то, что ни в практике консультанта, ни из известных примеров других консалтинговых компаний не было примеров разработки и внедрения проектного управления в проектном институте. Проблемы были даже чисто терминологические  - в проектном институте термином «проект» обозначали проектную документацию, а в технологии управления проектами этим термином обозначается некоторое намерение, имеющее цель, ресурсы для ее достижения, определенные сроки.

Стандартные регламенты КСУП, которые использовались в других компаниях, пришлось достаточно серьезно дорабатывать.  Необходимо было существенно изменить функции Главного инженера проекта (ГИПа) таким образом, чтобы расширить его права и превратить его в полноценного менеджера проекта, управляющего ресурсами проекта и отвечающего за результат в том числе и материально через систему планирования.

Был предложен опробованный вариант разработки и внедрения КСУП на основе разработанной в компании ТСМ технологии ускоренного внедрения ограниченного набора документов на основе типовых шаблонов.

Разработка документов КСУП началась с упорядочивания перечня проектов института, для чего был введен Реестр проектов, паспорта проектов. Начать пришлось с регламента инициации проекта, чтобы закрыть лазейки для сотрудников, приступающих к проекту даже в отсутствие контракта. Далее был разработан регламент подготовки обоснования проекта.

Параллельно с разработкой регламента обоснования проекта разрабатывался регламент завершения проекта. Его задачей является оценка эффективности проекта, определение вклада каждого участника проекта, определение размера премии, сохранение и накопление опыта реализации проектов в институте. Т.е. необходимо было с самого начала сориентировать команду на успешное завершение проекта, показав, что она должна обеспечить и за что будет поощрена в случае успеха. Была разработана система мотивации участников проекта, привязанная к показателям эффективности проекта и зависящая от личного вклада каждого члена команды проекта.

Заданный регламентами КСУП порядок действий позволяет избежать множества ошибок. Реализация проекта становится более прозрачной для участников и для высшего руководства компании.