Новости компании
Все новости

   
Главная  >  КСУП  >  Базовые условия реализации проекта внедрения КСУП 

Базовые условия реализации проекта внедрения КСУП


Разработка и внедрение эффективного управления проектами на основе Корпоративного Стандарта управления проектами (КСУП)

Задачи, решаемые с использованием КСУП

В процессе разработки Корпоративного Стандарта управления проектами (КСУП) компании могут решаться следующие задачи:
- Углубление знаний по профессиональному управлению проектами, формирование умений и навыков.
- Структуризация проекта, разбиение проекта на временные этапы.
- Обеспечение инициации проекта или этапа.
- Подготовка обоснования проекта по временным, объемным и стоимостным параметрам проекта.
- Обеспечение руководителя проекта необходимыми для реализации проекта финансовыми, материальными рычагами и полномочиями.
- Обеспечение взаимодействия проектного офиса с другими функциональными службами компании или взаимодействия между функциональными подразделениями в рамках реализации проектов.
- Разработка плана проекта.
- Определение порядка распределения ресурсов между проектами.
- Обеспечение мотивации персонала.
- Подведение итогов проекта, оценка вклада участников.
- Накопление и сохранение опыта в компании Заказчика.
- Сбор и анализ данных, обеспечение мониторинга проекта и отчетности, анализ основных фактических характеристик (выполненных объемов, произведенных затрат ресурсов и финансовых средств, использования трудовых ресурсов и оборудования).
- Поддержка процессов контроля исполнения и оперативного управления.
- Прогноз развития проекта по временным характеристикам.
- Контроль расхода финансовых средств.
- Управление рисками проекта.
- Организация и поддержание взаимодействия в рамках конкретного проекта.
- Формирование реестра проектов, обеспечивающих достижение долгосрочных, средне- и краткосрочных целей компании.
- Информационное обеспечение КСУП.
Конкретный перечень документов КСУП, ориентированных на решение задач, формируется по результатам 1-го подэтапа.

Особенности предлагаемого подхода

1. Разрабатывается и внедряется только минимально необходимая часть документов КСУП, поскольку разработка полного пакета может занять несколько лет, а внедрение растягивается на большой срок. 

2. Все документы разрабатываются на основе Концепции, которая концентрировано отражает суть проектного управления в компании. Концепция является основой для разработки положений, регламентов, инструкций по управлению проектами в Компании на всех этапах жизненного цикла.

3. В первую очередь внедряется блок документов, который обеспечивает наибольший вклад в эффективность проекта.

4. Как правило, используются только те документы, которые имеют стандартный вид (шаблон) и требуют минимальной доработки и настройки.

5. Основные документы готовит команда проекта со стороны Заказчика на основе переданных шаблонов, что снижает угрозу их отторжения со стороны персонала компании.

6. Документы внедряются сразу по мере готовности, что значительно уменьшает срок их внедрения.

7. Проект реализуется в 3 крупных этапа, каждый из которых содержит 4-6 подэтапов продолжительностью 1-2 месяца каждый. После завершения первого этапа Заказчик получает работоспособную систему управления проектами. Заказчик имеет право остановить работу на любом этапе и подэтапе.

8. Как правило, на первом этапе разрабатываются следующие группы документов:

  • Концепция проектного управления Компании.
  • Группа документов по инициации и обоснованию проектов (реестры проектов, портфели проектов, паспорт проекта, этапы проекта, оценка стоимости, длительности, ожидаемой эффективности  проекта).
  • Группа документов по завершению проектов и накоплению опыта реализации проектов (оценка эффективности проекта, сохранение и накопление опыта, формирование премиальных фондов).
  • Группа документов по управлению командой проекта (формирование команды проекта, права и обязанности участников, система мотивации команды).
  • Группа документов по организационным структурам (Проектный офис, Проектный комитет, корректировка оргструктуры).
  • Группа документов по организации планирования в компании в части проектного управления (распределение ресурсов между проектами, недельный план, распределение ресурсов, временная матрица).

    • 9. Система контроля и мониторинга, как правило, разрабатывается на втором этапе проекта, но, в зависимости от прогресса проекта и готовности команды, может обсуждаться разработка этих документов на более ранних стадиях проекта.

    10. До начала реализации проекта проводится установочный семинар продолжительностью 2-3 дня. При продолжительности семинара 2 дня ряд деловых игр, практических ситуаций и примеров не рассматривается.

    11. Заказчик имеет право прервать проект после каждого подэтапа.

    Корпоративный Стандарт управления проектами содержит следующие группы материалов:

    • Набор регламентов или правил управления проектами.
    • Раздел, обеспечивающий формирование обратной связи (оценка проекта, мотивация команды, которые обеспечивают соблюдение правил).
    • Описание элементов организационной структуры, связанной с проектами.
    • Информационная поддержка на основе какого-либо программного продукта.  

    Заказчику предлагаются управленческие продукты 3-х уровней:

    В таблице приведено сравнение этих продуктов и уровень их наполнения.



     Этапы проекта и ориентировочный перечень работ первого этапа приведен для продукта «Эффективный».

    Этапы проекта >>


    Организация работы


    1. Для разработки и внедрения документов КСУП в Компании Заказчика формируется команда проекта в составе: 

    • Консультант от ТСМ. Функции – научное (предметное) руководство работой, передача шаблонов, консультирование по их доработке и использованию.

    • Куратор проекта от Заказчика – оказывает необходимую административную поддержку Проекта, участвует в совещаниях для обсуждения хода Проекта, принимает участие в утверждении проектной документации и выпуске приказов (распоряжений), обладает необходимыми полномочиями для разрешения спорных вопросов.

    • Сотрудники от Заказчика (3-6 человек). Функции: настройка документов КСУП, внедрение разработанных документов в практику.

    2. В рамках каждого подэтапа проводятся 1-2 консультационные Сессии (очная работа с командой Заказчика) продолжительностью 1-2 дня. В промежутках между Сессиями проводятся консультации по разрабатываемым документам с использованием электронной почты и СКАЙП, т.е. дистанционно. 

    3. Во время консультационной Сессии идет работа с командой менеджеров от Компании, обсуждение разработанных документов и порядка их внедрения. В процессе работы необходимые шаблоны передаются Исполнителем команде проекта для корректировки в соответствии с конкретными условиями Заказчика. Далее происходит совместная настройка (адаптация) документов к ситуации в Компании. Одновременно происходит обучение персонала порядку работы с документами, особенностей их использования в деятельности компании.

    4. Как правило, разработка и внедрение документов осуществляется  на протяжении нескольких подэтапов. На каждом последующем подэтапе каждый документ уточняется и конкретизируется. 

    5. Второй и третий этапы посвящены дальнейшей разработке и внедрению элементов КСУП, обеспечивающих отладку процедур, использование проектного подхода в качестве инструмента реализации краткосрочных, среднесрочных и стратегических целей компании и внедрению систем автоматизации. Необходимость реализации этих этапов определяется Заказчиком.

    Длительность и стоимость работ

    Длительность каждого подэтапа составляет 1,5-2 месяца. В зависимости от интенсивности и качества работы команды от Заказчика продолжительность подэтапа может изменяться в ту или иную сторону. 

    Таким образом, длительность первого этапа, состоящего из 4-х подэтапов, составляет 6-8 месяцев.

    Стоимость работ на подэтапе складывается из следующего:
  • Работа Консультантов во время  консультационных Сессий.
  • Подготовка документов для передачи команде проекта.
  • Анализ и корректировка документов, подготовленных командой проекта (между Сессиями).
  • Интеллектуальной собственности на передаваемые документы.
  • Анализ систем управления конкретными проектами и консультирование.
  • Стоимость проезда и проживания (оплата гостиницы) консультанта.
    •  Стоимость работ каждого подэтапа определяется после согласования объема работ.